Le délai de validité des offres
Lorsque vous déposez une offre en réponse à un marché public, celle- ci doit respecter le délai de validité inscrit dans les documents du marché. Cette information se retrouve la plupart du temps dans l’avis de marché mais également dans les clauses administratives du cahier spécial des charges.
(Ex. : Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pendant un délai de cent vingt (120) jours calendrier prenant cours à la date limite d’ouverture des offres).
Raison d’être de ce délai ?
Au même titre que la validité d’un devis remis à un client privé permettant de comparer les offres et choisir le prestataire, ce délai permet au pouvoir adjudicateur de procéder à l’analyse et la comparaison des offres pour ensuite attribuer le marché.
Durée de ce délai ?
La législation prévoit un délai standard de 90 jours calendrier mais le pouvoir adjudicateur peut fixer un autre terme (plus court ou plus long) pour autant qu’il l’indique expressément dans les documents du marché. On peut dès lors se retrouver avec un délai de 120, 180 jours calendrier voire même plus ! La durée de ce délai est souvent déterminée par l’ampleur du travail administratif liée à l’attribution du marché.
Quelles conséquences sur votre offre ?
Votre offre doit rester valable pendant le délai indiqué. Toute clause contraire de votre offre sur ce point entrainerait l’irrégularité de celle- ci !
Concrètement cela induit que :
- vous vous engagez à en maintenir les conditions pendant le délai de validité ;
- vous exécutiez le marché s’il devait vous être attribué.
Impossible donc de revoir les conditions de votre offre avant l’expiration de ce délai ou de renoncer à exécuter le marché s’il vous est attribué.
Soyez- y attentif lors de l’élaboration de votre offre et tenez compte, le cas échéant, de l’éventuelle volatilité de certains prix!
Quid si le pouvoir adjudicateur n’a pas attribué le marché endéans le délai de validité de l’offre ?
Au terme de ce délai, l’engagement des soumissionnaires n’est plus automatique. Cela signifie que vous n’êtes plus tenu par les conditions de votre offre telle qu’elle a été déposée.
Cas pratique
Imaginons que trois entreprises (A, B et C) aient déposé une offre. Le pouvoir adjudicateur a analysé les offres mais n’a pas encore attribué le marché alors que le délai de validité des offres a expiré. Le classement des offres sur base des critères d’attribution est celui- ci :
→ 1ère : offre B
→ 2ème : offre C
→ 3ème : offre A
Plusieurs possibilités s’offrent au pouvoir adjudicateur :
1.Relancer la procédure : option à éviter puisqu’elle est engendre une perte de temps considérable ;
2.Demander par écrit au soumissionnaire pressenti pour l’attribution du marché (entreprise B) s’il consent au maintien de son offre :
- Soit le soumissionnaire maintient son offre aux mêmes conditions : dans ce cas, le marché lui est attribué (entreprise B)
- Soit le soumissionnaire ne consent au maintien de son offre qu’à la condition d’obtenir des modifications de celle- ci : le pouvoir adjudicateur va examiner les éléments justifiant ces modifications. Pour être acceptées, ces modifications doivent être justifiées par des éléments survenus postérieurement au dépôt de l’offre (ex : nouvelles taxes) et l’offre ainsi modifiée doit rester l’offre économiquement la plus avantageuse. Si ces conditions sont réunies, le pouvoir adjudicateur attribuera le marché au soumissionnaire (entreprise B).
- Soit le soumissionnaire ne consent pas au maintien de son offre ou les modifications demandées ne sont pas justifiées ou l’offre ne demeure pas l’offre économiquement la plus avantageuse : le pouvoir adjudicateur va alors soit s’adresser successivement, suivant l’ordre de classement, aux autres soumissionnaires réguliers (d’abord entreprise C puis entreprise A) et appliquer la même procédure que celle appliquée au soumissionnaire pressenti (entreprise B) ; soit proposer à l’ensemble de soumissionnaires de revoir ou de maintenir leurs offres et attribuer le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse.
