Marchés publics – L’importance de la signature

Les marchés publics apparaissent souvent comme un eldorado pour les entreprises en quête de croissance et de nouveaux clients. Si certaines d’entre elles ont pleinement conscience des impératifs liés à une telle démarche, bon nombre ne prennent pas la mesure des obligations qui y sont liées.

Déposer une offre régulière ne s’improvise pas.

En matière de marchés publics, les conditions générales de vente de l’opérateur ne sont, sauf rares exceptions, pas applicables; ce sont les contraintes administratives du pouvoir adjudicateur qui l’emportent et, par effet de transfert, s’appliquent également à l’entreprise qui s’engage dans la procédure.

Lorsqu’une offre est déposée, les points d’attention à observer sont nombreux. Il en va, par exemple, de la signature de l’offre. Selon l’arrêté royal du 18 avril 2017 (art. 44, §1), les signatures sont émises par la ou les personne(s) compétente(s) ou mandatée(s) à engager le soumissionnaire.

A ce niveau, relevons que le Conseil d’Etat a jugé que le dépôt d’une offre ne ressort pas de la gestion journalière. La personne compétente n’est pas nécessairement l’administrateur délégué. Il convient de vérifier ce que prévoient les statuts et, si nécessaire, envisager une délégation interne.

Ainsi, le Code des Sociétés nous enseigne que l’extrait de l’acte constitutif d’une entité contient, notamment, les désignations des personnes autorisées à administrer et à engager la société, l’étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer, soit en agissant seules, soit conjointement ou en collège […]1.

Avec la dématérialisation des moyens de communication2 , la procédure tend à se digitaliser. Pour autant que le pouvoir adjudicateur l’ait autorisé, l’application E-Tendering permet aux entreprises de déposer leurs offres/demandes de participation en ligne, de joindre leurs fichiers et de signer de manière électronique.
Bien que le dispositif permette de limiter les risques d’oubli, il n’empêche que le pouvoir de signature revient toujours à la personne ad hoc. En effet, l’application ne vérifie pas qu’une offre a bien été signée par une personne mandatée.

Pour les procédures de passation où il est fait usage de moyens électroniques, les plateformes électroniques génèrent un rapport de dépôt. Ce rapport contient une liste des documents envoyés par le candidat ou le soumissionnaire dans le cadre de la procédure de passation.

Sauf disposition contraire dans les documents du marché, le rapport de dépôt doit être revêtu d’une signature électronique qualifiée. Une signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée qui est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié et qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique. Elle offre de plus grandes garanties, en termes de sécurité, que les autres signatures.

C’est au soumissionnaire qu’il revient de s’assurer que les formats de signatures électroniques ainsi que les certificats utilisés soient conformes à la législation. Bien que l’application propose plusieurs méthodes de signature en ligne, E-Tendering ne valide pas le format des signatures et des certificats utilisés et ce, quelle que soit la méthode utilisée.

Répondre à un marché requiert un travail conséquent et il serait regrettable que tous les efforts entrepris soient réduits à néant si l’offre déposée ne comporte aucune signature ou n’est pas signée par la personne qualifiée. Tout manquement en la matière entrainera, dans la plupart des situations, un rejet automatique de l’offre par le pouvoir adjudicateur.

Tous les acteurs de la structure ne sont pas compétents pour signer les documents. Il est donc conseillé d’analyser les statuts pour identifier qui est à même d’engager valablement la société!