Pour rappel, la (les) signature(s) d’une offre doivent être émises par la ou les personne(s) compétente(s) ou mandatée(s) à engager votre structure[1].
Avec la dématérialisation des moyens de communication, la procédure tend à se digitaliser. Pour autant il n’empêche que le pouvoir de signature revient toujours à la personne ad hoc. En effet, pour les procédures de passation où il est fait usage de moyens électroniques, les plateformes électroniques génèrent un rapport de dépôt. Sauf disposition contraire dans les documents du marché, le rapport de dépôt doit être revêtu d’une signature électronique qualifiée émise par la (les) personne(s) compétentes(s).
Rappelons également que le dépôt d’une offre ne relève pas de la gestion journalière.
La personne compétente n’est donc pas nécessairement l’administrateur délégué. Il convient de vérifier ce que prévoient les statuts de votre société et, si nécessaire, envisager une délégation interne via un mandat.
Notion du mandat spécial ou particulier
Même si le dépôt d’une offre ne relève pas de la gestion journalière, le délégué à la gestion journalière peut se voir confier des compétences spécifiques. Une description détaillée des tâches est considérée comme un mandat lorsque celles-ci dépassent les compétences de gestion journalière prévue par la réglementation
Dans ce cas, l’administrateur journalier intervient en qualité de mandataire et non en tant qu’organe de la société.
Ce qui aura pour conséquence que, pour prouver sa compétence de représentation, le mandataire devra présenter son mandat chaque fois que cela s’avère utile, et ne pourra pas faire référence à sa qualité d’organe.
L’administrateur délégué doit de ce fait se limiter scrupuleusement aux actes que lui autorise son mandat et, en cas de doute, évoquer le dossier avec le conseil d’administration.
Enfin le mandat doit être spécifique et non pas général. Il doit donc décrire les actes que le mandataire est autorisé à poser.
Limitation du mandat
Il est conseillé, afin de respecter le côté spécifique du mandat, de limiter son objet tant dans son étendue que dans le temps.
Forme et procédure
Ce mandat peut prendre soit la forme d’une procuration signée par la ou les personnes habilitées à représenter l’institution soit la forme d’une délibération du conseil d’administration qui acte cette délégation.
Proposition de libellé
Ex. de procuration par les représentants légaux de la société:
« Le conseil d’administration de “(forme juridique + dénomination)”, représenté par, XXXXXX (fonction) et XXXX (fonction) délègue à M … , (fonction) les pouvoirs de représentation de la société pour instruire les dossiers relatifs aux marchés publics et donc signer les documents utiles pour ce faire.
Les marchés publics concernés par cette délégation de pouvoir ne peuvent dépasser individuellement un montant de € HTVA.
Cette procuration est valable du XXXXXX au XXXXXX ».
Ex. délibération du CA :
« Vu la Loi du 17 juin 2016 relative aux Marchés Publics (M.B. 14 juillet 2016)
Vu l’article XX des statuts de « XXXX » qui confère la direction et la gestion journalière de l’association à un Directeur ;
Vu la jurisprudence du Conseil d’Etat qui considère que le dépôt d’une offre ne ressort pas de la gestion journalière. La personne compétente n’est pas nécessairement l’administrateur – délégué.
Considérant que le conseil d’administration peut attribuer à (fonction) de (forme juridique + dénomination) des compétences plus étendues par l’intermédiaire d’un mandat spécialement dédié aux marchés publics ;
Le conseil d’administration décide à l’unanimité de :
Article premier : déléguer à M … , (fonction) les pouvoirs de représentation de (forme juridique + dénomination) pour instruire les dossiers relatifs aux marchés publics et donc signer les documents utiles pour ce faire.
Article second : limiter cette délégation de pouvoir aux marchés ne dépassant pas individuellement un montant de € HTVA.
Article dernier : de rendre cette délégation effective du XXXXXX au XXXXXX ».
Quid de la publication du mandat spécial
Le mandat ne doit pas obligatoirement être publié aux annexes du Moniteur Belge.
Une publication évitera toutefois de devoir apporter la preuve éventuelle de l’existence du mandat.
Le cas échéant, il suffira de produire un exemplaire du Moniteur chaque fois qu’il faudra prouver l’existence du mandat.
[1] Art. 44, §1 de l’arrêté royal du 18 avril 2017.
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